Как лучше представиться. Деловой этикет: как правильно разговаривать по телефону

Рад приветствовать вас, дорогой друг!

Правило первого впечатления никто не отменял и действует оно безотказно. Как представить себя на собеседовании? Вопрос как раз в эту тему.

«Не спешите с выводами!

Человеку свойственно преувеличивать впечатление, которое собеседник производит в первые минуты и даже секунды. Это происходит на подсознательном уровне.

Если поддаться этой эмоции, — в дальнейшей беседе вы невольно будете искать подтверждение своему мнению. Поддерживать понравившегося кандидата и предвзято относиться к тому, кто не произвел приятное впечатление поначалу. В результате оценка будет слишком субъективной.»

Как вы думаете, рекрутеры следовали этим рекомендациям? Ничуть не бывало.

• Во-первых, опытных специалистов среди рекрутеров не так много.
• Во-вторых, первое впечатление создается на уровне подсознания и повлиять на это невозможно.

Кстати, руководители также попадаются в эту ловушку.

Полагаю, вы уже поняли, куда я клоню. Вам, как соискателю, этой слабостью не грех и воспользоваться. Правильно представить себя, произвести приятное впечатление и беседа пойдет в позитивном ключе.

Как установить контакт

Так или иначе, начинаем с установления контакта. Как это сделать правильно, мы говорили в

Отмечу главное:

Рукопожатие

Пожимать руку следует полностью, достаточно крепко, но не очень сильно. При этом обязательно смотреть в глаза и дружелюбно улыбаться.

Имя

Использовать имя — очень важный прием. Обратите внимание, что вы чувствуете, когда слышите свое имя? Ваше внимание включается, так? И просто приятно, когда к вам обращаются по имени.

Спросите как лучше обращаться к собеседнику. Именно как обращаться, а не как зовут. Например, он сказал: Иван Иванович. Так и обращайтесь в ходе беседы.

Присядьте удобно

Если вам не совсем удобно сидеть, — сразу об этом скажите и попросите пересесть. Положение тела сильно влияет на эмоции, которые транслируете. Они должны быть позитивными. Кроме того, неудобная поза будет отвлекать ваше внимание.

После этого имеет смысл . Или позднее, по ситуации.

Как представиться, что говорить

Если ваш собеседник сам задает формат беседы, — придется следовать ему.

Если он не проявляет инициативы или замешкался, предложите свой формат беседы:

“Виктор Львович, может быть я несколько слов расскажу о себе, и мы продолжим в режиме диалога. Я готов ответить на ваши вопросы и рассказать о своем опыте более подробно."

Почти всегда будет согласие.

Кратко последовательность вашего представления:

а) Меня зовут ____________________________

б) Я специалист в области ____________________

в) Как давно в профессии____________________

г) На последнем месте работы в компании Имярек я (назвать 1-2 наиболее значимых для компании результата и актуальный для будущей работы).

д) Иван Иванович, я бы хотел узнать подробнее о вашей компании и задачах должности, но которую я претендую.

“Мяч” на стороне собеседника. Он рассказывает о компании и должности, вы задаете несколько уточняющих вопросов.

Если беседуете с рекрутером — больше интересуйтесь компанией, ее планами, корпоративными ценностями и правилами.

В разговоре с руководителем вакансии — акцент на подразделении руководителя, задачах должности, коллективе.

Таким образом вы создаете канал общения и завязываете диалог, — это важный момент. В режиме диалога проще себя “продать”.

Пример

Сам текст представления может выглядеть следующим образом:

“Иван Иванович, если вы не возражаете, несколько слов расскажу о себе, и мы продолжим в режиме диалога. Я готов ответить на ваши вопросы и рассказать о своем опыте более подробно.

Меня зовут Валерий Параничев. В кадрах около 15 лет. Последние 5 лет специализируюсь в области подбора персонала. Последнем месте работы — компания Имярек. Должность руководителя отдела подбора персонала. Работал два года, отмечу следующие результаты, которые считаю достижениями:

• Реализовал проект по комплектованию штата водителей экспедиторов с нуля в количестве 1000 человек за 4 месяца. Результат для компании — увеличение выручки на 25% Проект реализован с затратами на 30% ниже стандартных.
• Как руководитель отдела — добился повышения производительности труда в отделе на 20%, средний срок закрытия вакансий уменьшил на 10%.

Подробнее, как удалось этого достичь — расскажу отдельно, Иван Иванович.

Ваше предложение заинтересовало, поскольку хотел бы продолжить карьеру в области подбора персонала в крупной авторитетной компании. Полагаю, я достаточно компетентен, чтобы решить задачи, отраженные в описании вакансии.

Кстати, Иван Иванович, я правильно понял, что одна из ключевых задач — проект по подбору персонала на склад?"

Обращаю ваше внимание, что «тронная речь» завершается вопросом. Этот прием мы уже обсуждали в .

Теперь мяч на стороне собеседника. Все идет по плану, мы и пожинаем плоды правильного представления себя: доброжелательное отношение собеседника и уверенность в себе.

Благодарю за интерес к статье. Буду признателен за комментарий (внизу страницы).

Подпишитесь на обновления блога (форма под кнопками соцсетей) и получайте статьи по выбранным вами темам к себе на почту.

Удачного вам дня и хорошего настроения!

Телефонные разговоры - составная часть делового общения. Значительная часть служебных контактов с партнерами, чиновниками, клиентами происходит именно по телефону. Грамотное использование возможностей телефонной связи весьма эффективно экономит драгоценное время. Однако незнание телефонного этикета наносит непоправимый вред репутации и имиджу делового человека.

Основные требования телефонного этикета просты.

Договариваясь о звонке, всегда уточняйте, когда его удобнее сделать. После набора номера не следует долго держать трубку, если на другом конце провода никто не отвечает. Максимальная продолжительность ожидания - шесть гудков. Если вы поручили дозвониться до интересующего вас человека сотруднику или секретарю, то вы должны быть готовы в любой момент подключиться к разговору.

Не забывайте здороваться. Всегда и со всеми. Психологи рекомендуют говорить: «Добрый день!», а не «Здравствуйте!», так как в последнем слове больше согласных. Говорить «Доброе утро!» и «Добрый вечер!» также не желательно: у нас рабочий - день.

После приветствия пригласите к телефону интересующего вас человека, затем представьтесь - первым называет себя тот, кто звонит. Допустимо не называть себя, если на месте нет того абонента, с которым вам необходимо поговорить. Можно поинтересоваться, когда он будет на месте, или попросить что-либо ему передать.

Не стоит спрашивать «Вы кто? А какой у вас номер?», но можно уточнить, правильно ли вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели. Если вы ошиблись номером, то при следующем наборе сразу уточните, тот ли это номер, что вам нужен. Если разговор прервался по техническим причинам, то перезвонить должен инициатор разговора.

Звонок по телефону должен подчиняться требованиям краткости. Не забывайте: время - деньги! Рекомендуемая продолжительность деловой беседы не более пяти минут. Будет очень любезно с вашей стороны, если в начале разговора вы спросите, располагает ли собеседник временем и в каком объеме. Если он занят, извинитесь и поинтересуйтесь, когда лучше перезвонить.

Отвечая на телефонный звонок, необходимо снимать трубку до четвертого-пятого звонка, идеально - после второго. Такие ответы, как «Да!», «Алло!», «Слушаю!», в служебной обстановке недопустимы. Деловой этикет рекомендует создать сценарий первых слов приветствия применительно к специфике вашей фирмы, компании. Можно не называть фамилии, ограничившись лишь обозначением своей должности или отдела компании. Важно, чтобы набравший ваш номер человек понимал, куда именно он позвонил и кто с ним говорит. Если к телефону просят вашего коллегу, неприлично выяснять, кто его спрашивает.

Если вы очень заняты, то телефон лучше отключить или попросить отвечать на телефонные звонки секретаря. Если в вашем кабинете находится клиент или посетитель, то общение с ним, несомненно, является приоритетным. Следует ответить на звонок только для того, чтобы выяснить, кто звонит, и сообщить, когда вам можно перезвонить, или попросить собеседника оставить свой номер и пообещать перезвонить ему позже. Если у вас посетители, а вам необходимо позвонить, то следует перед ними извиниться, а сам звонок постараться сделать максимально коротким.

При равных условиях заканчивает разговор тот, кто позвонил. При разговоре с начальником инициатива завершения разговора должна исходить от него. (Кстати, во внеслужебной обстановке такую же привилегию имеет женщина). Если беседа затягивается, то можно подвести итог, воспользовавшись фразами: «Полагаю, что мы обсудили все вопросы», «Благодарю, что вы уделили мне время» и тому подобное. Постарайтесь не проявлять нетерпения, оставьте о себе приятное впечатление.

Считается дурным тоном звонить по служебным делам домой или на личный мобильный телефон. Деловые люди с хорошей репутацией должны успевать делать свою работу в рабочее время. Если ваш партнер по бизнесу предоставил вам номер своего домашнего или мобильного телефона и разрешил звонить в любое время, не следует понимать это буквально. В случае предварительной договоренности или крайних обстоятельств вы, конечно, можете позвонить в нерабочее время, но такой звонок должен быть исключением, а не правилом. Тем более сто раз подумайте перед тем, как звонить слишком рано утром или поздно вечером. Чтобы вы решились позвонить до 8 утра и после 11 вечера, как минимум, должен случиться пожар.

И самое главное, будьте всегда доброжелательны. Ведь телефонные провода умеют передавать как мрачный вид и недовольное выражение лица, так и приветливую улыбку.

Как же сложно иногда представляться, согласитесь? А ведь так складывается о вас первое впечталение. И нужно уметь его производить.

«Расскажите о себе, Иннокентий».

Испуганный он жмётся в углу и не знает, что же конкретно сказать: что он любит вышивать крестиком и готовить сырники или может быть всё же стоит упомянуть, как звучит ваша позиция? Сложно Иннокентию, да и нам тоже. Что делать?

Подсказка #1: Информация как вклад

Итак, сравним:
«Привет, меня зовут Иннокентий Ворчунов и я менеджер в компании Макдональдс».

Это очень хорошо, конечно, но ведь даже у Иннокентия есть визитка или модно говорить business card, где то же самое написано. После такого представления у вас не останется никакого впечталения о человеке, будет ощущение, что он перед вами не раскрылся. Это тоже самое как писать сухие письма и всё время напоминать об уважении (многоуважаемый, с моей стороны было бы неуважительно, с уважением и проч.).

Намного лучше будет звучать следующее:

«Привет, я Иннокентий. Уже 15 лет представляю компанию Макдональдс, у меня довольно большой опыт работы с самыми разными клиентами, я расту вместе с нашей компанией и знаю о сервисе всё и немного больше. Наверное». // Можно добавить, что вы рады познакомиться или теперь готовы начать свой доклад / рассказ и так далее.

Шутка будет очень кстати, как и немного слов о чём-то ещё вроде ваших эмоций, например.

Подсказка #2: Постарайтесь запомниться

Чаще всего после представления человек забывает ваши имя секунд через 10. Представляете, что произойдет с описанием вашей работы? Именно поэтому нужно вносить в рассказ детали и эмоции. А ещё лучше (и эффективнее) будет сразу обратить внимание аудитории на то, что вы действительно можете быть полезны.

Например, упомянул бы Иннокентий о том, что готов ответить на любые вопросы, которые связаны с работой в ресторанном бизнесе, возможно, дела бы пошли лучше.

Вы должны что-то дать, чтобы вас запомнили. Пусть это будет что-то простое, ненавязчивое.

// Если совсем туго с запоминанием и вы должны выступить в презентацией, то почему бы не предложить всем плитку шоколада или выдать по яблоку (импровизируем). Но это только в том случае, когда вы знаете, что вам придётся представляться и выступать на публике.

Подсказка #3: Культурный аспект

Вот здесь как раз снова вспомним про юмор. Когда люди сидят с серьёзными лицами во время презентации или просто на мероприятии, но при этом думают о том, что на вечер надо купить колбасу, то это… провал.

В нашей стране, конечно, не все будут рады новой шутке. Не переборщите с политическими аспектами (порадуйте человека шуткой про санкции только если он не в госструктурах работает).

Если вы говорите с иностранцем, то постарайтесь провести какие-либо культурные параллели, обсудить с ним аспекты, которые касаются жизни в другом государстве. Проявите заинтересованность. Если при итальянце вы пошутите про Сильвио Берлускони, то скорее всего он оценит.

И вообще, если вам часто приходится встречаться с иностранцами, то постарайтесь изучить традиции проведения бизнес-мероприятий. Просто чтобы не попасть впросак.

“Добрый день! Меня зовут Иннокентий.

И мои родители, конечно, мечтали, чтобы я стал актёром (вариант для России). Но фамилия моя не имеет ничего общего со Смоктуновским, как и мои артистические способности.

Я работаю в компании Макдональдс администратором уже 15 лет, за это время я узнал очень много о сервисе и аспектах ведения ресторанного бизнеса в России. Сеть фастфуда в нашей стране развивалась совершенно иначе и мне удалось приложить к этому руку. Если вам интересно, чуть позже могу рассказать.

// Очень рад видеть вас на этом мероприятии // Рад познакомиться.

Ваше благополучие напрямую зависит от умения выгодно представить себя. Для того чтобы устроиться на работу, познакомиться с людьми, имеющими для вас важное значение, заключить выгодную сделку с партнёром, в котором заинтересованы, нужно провести своеобразную рекламную компанию, где рекламируемым «продуктом» должны быть вы сами или ваши идеи, опыт, знания.

При этом можно придерживаться общего основанного на таких последовательных действиях, как:

• познакомиться;
• узнать основные потребности противоположной стороны;
• представить себя;
• полно и в соответствии со своими интересами дать ответы на возникающие вопросы и возражения;
• договориться, заключить сделку или просто понравиться;
• не пропадать надолго из и поддерживать длительные контакты.

Период знакомства очень важен для вас. Чтобы он прошёл успешно, обратите внимание сами на себя, сделайте полную самооценку. Сначала исследуйте внешние данные, потому что, как известно, встречают нас по одёжке. Затем поищите в себе те черты характера, которые помогут привлечь и расположить к вам людей.

Для этого нужно немного поработать - взять бумажный лист и прочертить на нём две равноудалённые вертикальные линии. В результате у вас получится три колонки. Запишите в первую свои слабые черты, вторую пока пропустите, а заполните третью колонку, вписав в неё ваши достоинства. Теперь возьмите ножницы, отрежьте и сожгите первую колонку со всеми вашими выявленными недостатками. Эти качества не позволят вам представить себя в выгодном свете.

Но нельзя же обманывать людей, с которыми вы собираетесь строить долгие взаимоотношения, поэтому в свободной колонке, второй по счёту, перепишите свои недостатки в более мягкой форме. Например, вместо «зависть» можно написать «подражание добившимся успеха», а «повышенную склонность к спорам» трансформировать в «непримиримое отношение к плохим качествам других людей». Это уже, пусть небольшой, но шаг к победе.

Например, вам нужно а для этого важно знать, какие качества в вас ищет и хочет видеть оценивающая сторона. Даже если у вас есть какие-то достижения, но в сфере, не очень интересной людям, в мнении которых вы заинтересованы, то гордиться вам нечем. Лучше обратите внимание на тех, кто уже добился большего в том направлении, и начинайте перенимать их качества. Заимствуя чужие полезные навыки, каждый из нас становится более уверенным человеком, а именно самоуверенность очень важна во взаимоотношениях.

В таком состоянии духа нужно давать ответы на вопросы, которые задают на собеседовании. Это сделать непросто, поэтому учиться нужно как особому искусству, дающему возможность располагать к себе и легко получать

Самореклама не должна быть неосознанной. Даже если вы не относитесь к категории ладей, задумывающихся над тем, красоты, а мечтаете о более скромной участи, запомните, что крайности вам не нужны. Ни наглость, ни чрезмерная скромность не ведут к успеху.

Сколько дел может «провалиться» от одного неправильного «АлЕ» по телефону. Чтобы этого не случилось, необходимо знать телефонный этикет.

Секретами успешного общения по телефону делится бизнес-эксперт, директор компании «Августа Мария» Татьяна Кошечкина.

По тому, как человек разговаривает по телефону, можно судить о нем и о компании, которую он представляет. Поэтому, какие правила общения по телефону существуют?

Зазвонил телефон. И вы подняли трубку. Вы можете звучать профессионально, а можете звучать очень лично. Или как заспанная курица, если это ваш первый звонок в этот день. То, как вы отвечаете на телефонные звонки, создает первое впечатление о компании и о вас лично. Представьте себе, вы пытаетесь дозвониться в компанию, чтобы сделать заказ и отдать этой компании свои деньги. Сначала телефон занят. Потом долго не отвечают. Наконец, трубку подняли, и вы слышите вялый, сонный голос, тянущий «Да-а-а-а-а?». Не сомневаюсь, в этот момент вам хочется быстро и четко сказать «Нет». И купить то, что вы собирались, где-нибудь в другом месте.

Ведь любая продажа, немедленно сейчас или в будущем, начинается с первого контакта. И если вам по долгу службы приходится общаться с клиентами, даже если это просто переключение звонка на нужный номер, то вы точно также ответственны за финансовые показатели и успех вашей фирмы, как и другие сотрудники. Вы создаете первое впечатление, а, как известно, для того, чтобы исправить неудачное первое впечатление, требуется до двадцати дополнительных позитивных контактов.

Не лучше ли произвести хорошее впечатление с первого раза?

Как правильно отвечать на входящие звонки?

Как звучать профессионально, несколько основных базовых советов:

1. Начался рабочий день. Вы еще ни с кем не разговаривали, но в любую минуту могут позвонить. Поэтому приведите свой голос в рабочую форму. Откашляйтесь, если нужно, спойте, если любите. Просто почитайте что-нибудь вслух.

2. На звонки надо отвечать быстро. Трубка должна быть снята после третьего звонка, можно раньше, но не позже.

3. Улыбнитесь, прежде чем отвечать. Улыбка всегда слышна. И люди любят говорить с теми, у кого хорошее настроение.

4. И сфокусируйтесь на звонке. Не пытайтесь в это же время отвечать на почту.

5. Обязательно поздоровайтесь, назовите имя компании, приветствуя звонящего. Это начало для профессионального разговора и экономия времени, если тот, кто звонит, ошибся номером.

6. Хорошо назвать свое имя. Если это не общий номер, а ваша прямая линия, то представиться просто необходимо.

8. Если вас просят передать что-нибудь для отсутствующего коллеги, обязательно запишите и повторите запись, чтобы избежать возможных ошибок, например в номере телефона.

10. Телефонный звонок - это тот же бизнес-митинг в миниатюре. Поэтому уточните запрос/проблему. Найдите решение (это может быть очень просто - например, перезвоните нам в 10:30, и я вас свяжу с необходимым специалистом). Составьте план действий (написать письмо, выслать заказ, передать сообщение)

11. Не забудьте попрощаться.

12. Основное правило - необходимо быть доброжелательным и дружелюбным, но оставаться деловым и профессиональным.

Как вежливо отказать в телефонном разговоре?

Если вам необходимо отказать человеку, то обязательно нужно извиниться, объяснить причину отказа, не вступая в длительные переговоры и обсуждение, и очень хорошо предложить компромисс или адекватную замену.

Как соблюсти конфиденциальность? Часто разговор могут записывать либо включить громкую связь.

Включая громкую связь, а тем более запись, необходимо уведомить собеседника и получить его согласие. В большинстве стран запись без ведома звонящего считается нелегальной. А что касается конфиденциальности - зависит от разговора и от аудитории. Не важно, телефон это или встреча лицом-к-лицу.

Если вы полагаете, что вас тайком записывают, не говорите того, что вы не хотите увидеть/услышать завтра в интернете.

Телефонный этикет - это умение говорить по телефону, не растрачивая времени и при этом, решая все вопросы. Вышеперечисленные правила общения помогут вести правильно телефонные переговоры.